F + E Office! /// Einladungsmanagement

Das Event großartig? Die Zielgruppe willig und motiviert zu kommen? Aber am Ende trotzdem noch etliche Plätze frei? Und damit verschenkt, weil es ja an den Kosten für Personal, Catering und Location nichts ändert?!

Passiert tatsächlich nicht selten. Nicht zu unterschätzen ist daher ein professionelles Management der Einladungen.

Im Einladungsmanagement arbeiten wir mit folgenden Punkten:

  • Kontaktrecherche und Abstimmung der Einladungsliste
  • Nutzung eines professionellen E-Mail-Dienstleisters. Dadurch garantierte Zustellung
  • Zu- oder Absage über ein Formular innerhalb der E-Mail
  • Oder: Lenkung der Kontakte auf eine eigene Eventseite für weitere Informationen, Zu- oder Absagen
  • Formulierung von mehrstufigen Einladungen, z.B. mit "Safe the Date", Erinnerungen, Bestätigung der Zusage bzw. Antwortschreiben bei Absage
  • Ermöglichung einer Online-Akkreditierung, z.B. auf eigener Event-App
  • Registrierung der Gäste beim Eintreffen am Event, auch hier z.B. per App
  • Echtzeit-Übersicht aller anwesenden bzw. nicht anwesenden Gäste
  • Aufbereitung aller Kontakte für mögliche Folgeveranstaltungen (Wer war da? Wer nicht? Gründe?)

Und ganz klar: Nicht alle Veranstaltungen erfordern alle Aufwendungen. Wir managen zum Beispiel auch die Einladungen für diverse, alltägliche Seminare (für uns und unsere Kunden). Das ist dann eine typisch, pragmatische Aufgabe des Back-Office.

Doch egal wie groß das Event, die Wirkung dieser Marketing-Maßnahme (und es ist immer eine Marketing-Maßnahme!) steht und fällt mit der Präsenz der gewünschten Zielgruppe. Zumindest an Versäumnissen bei der Einladung sollte es am Ende nicht scheitern. Und nicht zuletzt signalisiert eine aufwändig und gute gemachte Einladung dem Empfänger Respekt und eine gewisse Bedeutung. Für die Person selbst sowie für die beworbene Veranstaltung.

Ebenso wichtig: Mit "aufwändig" meinen wir hier nicht unbedingt teuer. Die meisten Elemente sind für uns Standard-Tools, die wir – leicht angepasst – sehr schnell für unsere Kunden adaptieren können.

Vermutlich müssen wir es an dieser Stelle betonen: Auch wir "freuen" uns jedes Jahr über neue bürokratische Stolperfallen beim Datenschutz. Trotzdem befolgen wir diesen sehr gerne! Darauf können Sie sich verlassen.

Und? Lassen Sie einladen oder laden Sie selbst ein? Sehr aufwändig oder eher nüchtern? Nehmen Sie doch Kontakt mit uns auf, dann sprechen wir darüber.

Freunde + Experten